CORRESPONDÉNCIA COMERCIALUna de les matèries optatives és la correspondencia comercial. La correspondència fa referència a la redacció de cartes formals, i per altre banda, el concepte comercial podem dir que són tots els camps relacionats amb el màrqueting, empreses que volen distribuir i vendre el seu producte o volen comunicar algun fet.
En aquest primer apartat tant sols parlarem de la carta comercial: la composició, els seus aspectes, els tipus de cartes...
La carta comercial està considerada un dels mitjans de comunicació més eficaços i de major influència en el món dels negocis.
1. ASPECTES FORMALS
1.1 EL PAPER
El paper cal que el paper sigui adient segons el contingut de la carta (tot dependrà del que vulgui expressar l’empresa). La qualitat del paper ha de ser bona i mai no hem de fer servir papers rugosos ni setinats.
Per que fa a les dimensions, dependran de l’extenció de la carta (Últimament s’utilitza el format DIN A4)
Hi podem identificar tres diferents models o formats de paper que s’utilitzen en la redacció de cartes:
1.1.1: Foli: 320 mm – 220 mm
1.1.2: A-4: 297 mm – 210 mm
1.1.3: Holandès: 280 mm – 220 mm
1.2 LA MÀQUINA
Des de fà molts anys, la màquina d’escriure ha estat l’eina que s’ha utilitzat més per redactar cartes comercials. Actualment s’ha imposat l’electronica donant pas a una nova era, la majoria de cartes es redacten actualment amb ordinador.
Mai no hem d’escriure cartes comercials a mà. Només cartes personals poden ser manuscrites.
La tinta sempre ha de ser de color negre.
1.3 EL SOBRE
Podem destacar els diferents tipus de sobre:
1.3.1: Normal. És un sobre de fora gairebé quadrada.La solapa és triangular. En podem trobar de solapa adhesiva o de tenca mullada.
1.3.2: Americà. Sobre de forma rectangular que pot tenir els dos tipus de solapa esmentats anteriorment.
1.3.3: Sobres amb finestreta: Normalment són de tipus americà i tenen una finerstreta de paper transparent.
En el lloc reservat a les dades del destinatari hem de posar per aquest ordre:
-El nom i cognom del destinatari, o la raó social si es tracta d’una empresa.
-L’adreça, formada pel carrer, la plaça, l’avinguda, etc., i el número de l’edifici i del pis, la lletra, etc.
-La localitat i el districte postal corresponent.
-El país, si es tracte d’un país estranger.
La capçalera del remitent sol estar a la part esquerra a l’envers del sobre o a la solapa del revers.
1.4 DISPOSICIÓ DE L’ESCRIT
Les cartes s’han d’escriure a un o dos espais, depenent de l’extenció de l’escrit.
Cal que deixis una separació entre paràgrafs superior a la que hi hagi entre línies.
Si es necessita més d’un full per escriure la carta mai s’ha d’escriure al revers.
Has de proucurar que quedi prou espai al final de l’escrit per a la signatura.
Has de deixar marge dret i esquerra a l’escrit.
Has d’aconseguir que el marge dret del full quedi totalment justificat.
Has d’evitar retallar el text, fer-hi esmenes o qualsevol altre cosa que li doni mal aspecte.
2. ENCAPÇALAMENT
La capçalera d’una carta és el nom o títol de la persona, de l’empresa o de la corporació que escriu la carta.
La majoria de le sempreses utilitzen un logotip.
2.1 REFERÈNCIES
L’apartat de les referències serveix per al control de la correspondència i per establir la relació entre diverses cartes comercials que facin referència al mateix assumpte.
Consta de dos elements: la referència vostra i la referència nostra. (r/v i r/n)
2.1.1: La referència vostra. Aquest apartat només s’ha d’omplir si escrivim la resposta d’una carta rebuda anteriorment. En aquest cas, s’hi ha d’escriure les sigles o els números que hi havia a l’apartat r/n de la carta anterior.
2.1.2: La referència nostra. Hi ha diferents opcions a l’hora d’escriure les dades en aquest apartat. Depèn, en tot cas, del sistema de control que segueixi l’empresa.
r/n: 1567: Hi figura el número de registre de sortida de la correspondència.
r/v: SQ/sg: SQ són les inicials del nom i del primer cognom del signant de la carta i gp, les de la persona que la transcriu.
2.2 L’ADREÇA INTERIOR
Sota les referències, a l’esquerra del full, s’hi han de posar les dades i l’adreça del destinatari de la carta. S’ha d’escriure igual que en el sobre.
2.3 SALUTACIÓ
La salutació és comparable al que diem quan ens trobem una persona pel carrer. Ha de ser una franse senzilla i breu que expressi atenció i formalitat.
Hi ha diferents maneres de saludar:
Benvolgut/s senyor/s
Senyor/s
Distingit/s senyor/s
Benvolgut/s amic/s
